saipul anwar
2db04
36112789
SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER (CBIS)
Oleh : Saliman
ABSTRAK
Informasi adalah salah satu dari lima jenis utama sumber daya
yang dapat dipakai oleh manajer. Semua sumber daya termasuk informasi
dapat dikelola. Pengelolaan informasi semakin penting seiring dengan
rumitnya kegiatan bisnis yang setiap saat membutuhkan informasi yang
akurat dan demi pelayanan yang memuskan pada para pelanggan.
Pengelolaan informasi juga lebih menantang sejalan dengan
perkembangan kemampuan komputer saat ini.
Output komputer digunakan oleh berbagai pihak untuk bahan
pengambilan keputusan, terutama seorang manajer dalam suatu
perusahaan. Saat para manajer melakukan fungsi dan perannya,
memerlukan dukungan informasi yang akurat, cepat dan tepat agar dapat
melakukan tugasnya secara efektif. Hal ini akan terwujud apabila manajer
memiliki keahlian dalam bidang komunikasi dan pemecahan masalah
dengan pengetahuan tentang komputer dan informasi. Selanjutnya
pengelolaan informasi akan merupakan sebuah sistem, yang saling
tergantung sekaligus bersinergi antar berbagai komponen yang
membentuk sistem tersebut. Sistem ini dikenal dengan sistem informasi.
Karena digunakan untuk membantu manajer dalam mengambil kebijakan
maka disebut dengan sistem informasi manajemen.
Akibat perkembangan lembaga yang dikelolanya manajer tidak
hanya mengelola sumber daya fisik saja, tetapi juga sumber daya
konseptual. Sumber daya konseptual sangat abstrak sehingga sulit untuk
dikelola. Cara pengelolaannya adalah dengan mengubah menjadi simbolsimbol
yang memiliki value (nilai), sehingga dapat dikalkulasi. Cara
pengelolaan sumber daya koseptual ini yang paling tepat adalah dengan
menggunakan bantuan mesin, dalam hal ini komputer. Dengan demikian
sistem informasi manajemen akan lebih efektif apabila dikelola atau
berbasis komputer. Sistem informasi berbasis komputer tersebut lebih
dikenal sebagai (computer-based information system) atau CBIS.
PENDAHULUAN
Setiap pimpinan suatu lembaga selalu menggunakan informasi untuk
melaksanakan tugas-tugasnya, sehingga subyek dari manajemen informasi
bukanlah suatu hal yang baru. Informasi telah ada sejak adanya manusia sampai
saat ini dan masa mendatang. Kegunaan informasi juga relatif sama dari waktu ke waktu yaitu sebagai alat untuk mendukung pengambilan keputusan mulai dari
keputusan individual sampai pada tingkatan keputusan seorang manajer
profesional pada kalangan lembaga bisnis modern.
Daya dukung informasi terhadap pengambilan keputusan sangat berarti,
sehingga cara-cara pengelolaan informasi mulai diperhatikan oleh manusia
sejalan dengan perkembangan peradabannya. Dengan demikian apa yang telah
dijelaskan di atas sangat tepat bahwa subyek informasi bukanlah suatu hal yang
baru, namun cara-cara mengelola informasi agar ada kemudahan dalam
memperoleh informasi yang akurat dan mutakhir inilah yang selalu mengalami
perkembangan sesuai dengan perkembangan ilmu dan teknologi. Selanjutnya
untuk menjawab permasalahan ini diperlukan teknologi yang mumpuni. Inovasi
yang sangat memungkinkan untuk mengatasi hal tersebut adalah komputer.
Lembaga atau organisasi menajdi semakin sadar bahwa informasi adalah suatu
sumber daya yang penting dan sangat strategis, dan komputer dapat mengelola
sumber daya tersebut.
Perkembangan program-program komputer yang sengaja dirancang untuk
memudahkan manajemen dalam mengelola informasi sangat pesat. Aplikasi di
berbagai bidangpun semakin luas, terutama aplikasi di bidang bisnis yang
dimaklumi sebagai indikator kemajuan suatu peradaban manusia. Pada dunia
bisnis dikenal beberapa jenis aplikasi program komputer untuk mendukung
kinerja suatu lembaga bisnis, seperti aplikasi yang berkaitan dengan penanganan
transaksi akuntansi, aplikasi yang berkaitan dengan bidang manajemen sumber
daya manusia, aplikasi yang berkaitan dengan bidang pengambilan keputusan,
aplikasi yang berkaitan dengan bidang informasi manajemen, bahkan sampai
pada kantor maya (virtual office), dan sistem berbasis pengetahuan (knowledgebased
system). Seluruh aplikasi program komputer atau lebih dikenal dengan
software di bidang bisnis tersebut lebih dikenal dengan istilah sitem informasi
berbasis komputer (computer-based information system), atau CBIS.
Kemampuan komputer mengelola informasi bisnis yang semakin kompleks
dijelaskan oleh Reymond McLeod (2004:3) sebagai berikut:
manajer. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain,
dan perhatian pada topic ini bersumber dari dua pengaruh. Pertama,
bisnis telah menjadi semakin rumit, dan kedua, komputer telah mencapai
kemampuan yang semakin baik”.
Dari pendapat di atas jelaslah bahwa solusi yang dapat diambil untuk
menangani dan mengelola informasi bisnis, yang setiap saat dibutuhkan untuk
mendukung pengambilan keputusan pihak manajer diperlukan suatu teknologi
yang mampu mendukung yaitu komputer. Tegasnya bahwa sistem informasi
berbasis komputer merupakan andalan dunia bisnis. Agar dunia bisnis, kalangan
pemerintahan, maupun dunia pendidikan dapat eksis maka harus menguasai
informasi yang sudah berbasis komputer. Hal tersebut senada dengan pendapat
Wahyudi Kumorotomo (2001:15) yang mengatakan sebagai berikut:
“… secara teoritis SIM dapat dilaksanakan tanpa bantuan alat komputer.
akan tetapi sistem manajemen yang semakin kompleks di dalam
organisasi-organisasi modern, dan juga melihat kenyataan bahwa harga
perangkat keras maupun perangkat lunak komputer relative semakin
murah, unsure komputer tidak dapat diabaikan peranannya. Maka setiap
pambahasan tentang SIM modern sekarang ini hampir dapat dipastikan
akan melibatkan pembahasan tentang sistem komputer sendiri. SIM yang
berbasis komputer (computer-based management information systems),
merupakan topic inti dalam setiap pembahasan tentang SIM”.
Dengan demikian maka jelaslah bahwa sistem informasi yang paling
efektif saat ini, adalah sistem informasi yang pengelolaanya menggunakan
perangkat komputer, atau sistem informasi berbasis komputer.
MANAJEMEN INFORMASI
Output informasi dari komputer digunakan oleh para manajer, nonmanajer,
serta orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan
perusahaan. Manajer berada pada semua tingkat organisasi perusahaan, dan
dalam semua area bisnis. Manajer melaksanakan berbagai fungsi dan peran,
supaya berhasil dalam aktivitasnya manajer memerlukan keahlian dalam
komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer perlu mengerti komputer (computer literate), tetapi yang lebih penting mereka perlu mengerti informasi
(information literate).
Manajer harus mampu melihat bahwa unit yang berada di bawah
kendalinya merupakan suatu sistem yang terdiri dari beberapa subsistem dan
berada dalam supersistem yang lebih besar. Perusahaan atau lembaga adalah
suatu sistem yang bersifat fisik, namun dikelola dengan menggunakan suatu
sistem konseptual. Sistem konseptual itu terdiri dari suatu pengolah informasi
yang mengubah data menjadi informasi dan menggambarkan sumber daya fisik.
Penjelasan di atas dapat dipertegas dengan ilustrasi sebagai berikut:
Manajer perusahaan berskala kecil dengan aset yang belum begitu besar, dan
sumber daya manusia terbatas, misalnya sebuah kios, masih mampu mengelola
usahanya dengan mengamati aktiva-aktiva berwujudnya seperti barang
dagangan, cash register, ruangan, dan bahkan arus pelanggan. Pada saat skala
operasi meningkat menjadi suatu perusahaan dengan ratusan atau ribuan
pekerja, dengan operasi yang tersebar di wilayah yang luas, manajer tidak lagi
dapat mengandalkan pengamatan, tetapi harus lebih mengandalkan informasi.
Manajer memanfaatkan banyak laporan atau informasi untuk memahami atau
mengetahui kondisi fisik perusahaan. Sehingga dapat dibayangkan betapa
mudahnya seorang direktur memahami seluruh kondisi perusahaan dalam sesaat
dengan memanfaatkan informasi, sekaligus mengandalkan informasi tersebut
untuk pengambilan keputusan.
Dengan demikian para manajer menyadari sepenuhnya bahwa informasi
merupakan suber daya yang sangat berharga, sehingga perlu dikelola sebaikbaiknya,
hal ini senada dengan pendapat Wahyudi Kumorotomo ((2001:2) yang
menjelaskan bahwa semakin banyak organisasi atau perusahaan yang
mencurahkan perhatian utamanya pada penciptaan informasi yang bermanfaat
bagi manajemen, namun yang lebih penting lagi adalah bahwa hanya
perusahaan atau organisasi yang mampu mencari dan mendapatkan informasi
secara efektif yang akan berhasil. Lebih jauh Reymond McLeod (2004:3)
menjelaskan tentang pentingnya sumber daya inforamsi, dengan memasukkan informasi ke dalam lima jenis utama sumber daya, yaitu: manusia, material,
mesin (termasuk fasilitas dan energi), uang, dan informasi (termasuk data).
Tugas manajer adalah mengelola kelima sumber daya tersebut agar dapat
digunakan dengan cara yang paling efektif. Empat jenis sumber daya yang
pertama memiliki wujud (kasat mata), sehingga secara fisik dapat disentuh,
dikelola dan dimanfaatkan secara langsung. Sumber daya tersebut dikenal
dengan istilah sumber daya fisik, sedangkan sumber daya yang ke lima yaitu
informasi, hanya memiliki nilai dari apa yang diwakilinya, bukan dari bentuk atau
wujudnya. Sumber daya informasi disebut juga dengan sumber daya konseptual.
Para manajer dituntut agar dapat menggunakan sumber daya konseptual untuk
mengelola sumber daya fisik.
Terkait dengan pendapat di atas Wahyudi Kumorotomo (2001:9)
menjelaskan bahwa setiap unsur pembentuk organisasi adalah penting dan harus
mendapat perhatian yang utuh supaya manajer dapat bertindak lebih efekti.
Kemudian yang dimaksud dengan unsur atau komponen pembentuk organisasi
adalah bukan hanya bagian-bagian yang tampak secara fisik, tetapi juga hal-hal
yang bersifat abstrak atau konseptual.
Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan pada saat
diperlukan. Pada proses penyusunan sumber daya mengharuskan kegiatan
pengubahan bahan mentah menjadi suatu bentuk yang lebih siap digunakan,
menjadi lebih halus, tepat ukuran, akurat, pasti, dan sebagainya.
Proses pengolahan atau penyusunan sumber daya menjadi lebih baik
tersebut, memerlukan biaya mahal, sehingga setelah sumber daya tersebut
disusun seorang manajer dituntut untuk memaksimalkan penggunaan sumber
daya dalam kegiatan manajemennya. Selanjutnya manajer harus meminimalkan
biaya dan waktu yang terbuang untuk perbaikan sumber daya dengan cara
menjaga berfungsinya sumber daya secara kontinyu pada titik efisiensi puncak.
Manajer baru melakukan penggantian sumber daya tersebut pada saat kritis,
sebelum sumber daya tersebut menjadi tidak efisien atau usang.
Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa sumber daya terdiri dari
sumber daya fisik dan sumber daya konseptual. Manajer harus mampu
mengelola kedua sumber daya tersebut. Mengelola sumber daya konseptual
dalam hal ini informasi tidak semudah mengelola sumber daya fisik, karena
obyek yang dikelola hanya merupakan representasi dari suatu benda berujud
atau bahkan hanya sebuah fenomena yang hanya dapat dirasakan, didengar
atau dicium baunya. Dengan demikian dibutuhkan personal yang memahami
value added dari sebuah sumber daya konseptual, agar model dan cara
pengelolaannya tepat. Manajer harus memahami bahwa lahirnya sebuah
informasi melalui tahapan yang cukup rumit, sehingga mampu memfasilitasi
personal yang bertugas mengelola sumber daya konseptual.
Fasilitas yang disediakan harus mencakup semua proses pengelolaan
informasi mulai dari pengumpulan data mentah, sampai pada kegiatan proses
data menjadi sebuah informasi yang berguna. Informasi tersebut selanjutnya
akan didistribusikan kepada pihak-pihak dalam organisasi yang layak menerima,
dalam bentuk yang tepat, saat yang tepat sehingga dapat dimanfaatkan secara
optimal. Akhirnya manajer akan membuang atau memusnahkan informasi yang
tidak berguna untuk diganti dengan informasi yang lebih mutakhir dan akurat.
Kegiatan tersebut harus dilakukan oleh personal pengelola sumber daya
konseptual dengan dukungan fasilitas yang memadai. Seluruh aktivitas tersebut
mulai dari memperolah informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan
membuangnya pada saat tidak dibutuhkan lagi, dengan dukungan fasilitas yang
memadai oleh Reymond McLeod (2004:4) disebut dengan istilah manajemen
informasi.
PERKEMBANGAN MANAJEMEN INFORMASI
Peningkatan penggunaan sistem informasi pada akhir-akhir ini, tidak
terlepas dari perhatian manajemen dalam perusahaan terhadap betapa
pentingnya manajemen informasni. Para manajer memberikan perhatian yang
semakin besar pada manajemen informasi selama beberapa tahun terakhir ini,karena dua alasan utama. Pertama, kegiatan bisnis telah menjadi semakin rumit.
Kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik. Secara lebih
rinci dapat dijelaskan sebagai berikut:
Kegiatan Bisnis Semakin Rumit
Bisnis memang selalu rumit, tetapi sekarang ini lebih rumit dibandingkan
sebelumnya. Semua perusahaan terkena pengaruh ekonomi internasional dan
bersaing dalam pasar internasional, teknologi bisnis menjadi semakin rumit,
batas waktu untuk bertindak semakin singkat dan terdapat pula kendala-kendala
sosial. Setiap pengaruh ini memberi kontribusi pada kerumitan bisnis.
Mengenai pengaruh ekonomi internasional dapat dimaklumi karena
perusahaan-perusahaan besar maupun kecil semua terkena pengaruh ekonomi
yang dapat bersumber dari bagian dunia manapun. Pengaruh tersebut dapat
terlihat pada nilai relative mata uang tiap negara. Pembeli melakukan pembelian
di Negara-negara yang mata uangnya memiliki nilai paling besar. Sebagai
contoh, saat Meksiko mendevaluasikan peso pada akhir 1980-an, banyak turis
Amerika Serikat yang memutuskan untuk berlibur di Meksiko daripada di tempat
lain, seperti Hawaii.
Sedangkan persaingan dunia dapat dijelaskan bahwa perusahaanperusahaan
tidak lagi bersaing dalam wilayah geografisnya sendiri. Sebaliknya
persaingan terjadi pada skala dunia. Dampak dari persaingan ini dapat terlihat
pada impor dari luar negeri. Sebagai contoh keputusan General Motors pada
awal tahun 1990-an untuk menutup banyak pabriknya menunjukkan bahwa
industri raksasa pun tidak terhindar dari dampak persaingan, yang dapat berasal
dari bagian dunia manapun.
Sementara itu kerumitan teknologi yang meningkat dapat dilihat setiap
saat bahwa berbagai teknologi yang diterapkan dalam dunia bisnis selalu
mengalami perubahan yang sangat pesat. Bebarapa kemudahan pelayanan
teknologi memanjakan manusia seperti bar code scanners di pasar swalayan,
sistem pemesanan penerbangan yang berbasis komputer, automated teller
machine, dan closed circuit television di gedung-gedung parkir. Juga terdapat banyak teknologi di belakang layar, yang tidak terlihat misalnya robot-robot
pabrik, serta peralatan otomatis untuk penanganan dan penyimpanan barang
dagangan. Perusahaan-perusahaan melakukan investasi pada teknologi ini
supaya mereka dapat melaksanakan operasi yang diperlukan secara lebih efektif.
Batas waktu juga semakin singkat, dapat diketahui bahwa semua tahap
operasi bisnis sekarang ini dilaksanakan secara lebih cepat daripada sebelumnya.
Para wiraniaga melakukan pemasaran melalui telepon (telemarketing) untuk
menghubungi pelanggan mereka dalam beberapa detik, perintah penjualan
dikirim secara elektronik dari satu komputer ke komputer yang lain, dan pabrik
membuat jadwal pengiriman material agar tiba tepat pada waktunya (just in
time).
Namun demikian kendala-kendala social juga tetap ada, di mana tidak
semua tekanan mendukung produksi, sebagian malah mendorong non-produksi.
Hal ini nyata pada produk dan jasa yang tidak diinginkan masyarakat.
Keputusan-keputusan bisnis harus didasarkan pada faktor-faktor ekonomis,
tetapi keuntungan dan biaya sosial harus juga dipertimbangkan. Perluasan
pabrik, produk baru, tempat penjualan baru, dan tindakan-tindakan serupa
semuanya harus dipertimbangkan dampaknya terhadap lingkungan.
Kemampuan Komputer yang Semakin Baik
Dalam hal ukuran dan kecepatannya, komputer-komputer tahun 1950-an
dan 1960-an tampak seperti dinosaurus dari Jurassic Park. Komputer-komputer
ini ditempatkan dalam “ruangan besar” dan hanya boleh disentuh oleh para
spesialis komputer perusahaan. Para pemakai tidak pernah berhubungan
langsung dengan perangkat keras, tetapi pengaturan seperti ini di rasa cocok
oleh para pemakai. Umumnya, pemakai tidak tahu cara menggunakan komputer
dan takut untuk belajar.
Para pemakai komputer sekarang justru sebaliknya, sangat mungkin
memiliki terminal keyboard atau komputer mikro di ruangan mereka. Banyak
komputer mikro dihubungkan dengan komputer-komputer lain dalam suatu
jaringan. Bukan hanya komputer yang tersedia, para pemakai pun tahu cara menggunakannya. Para pemakai sekarang tidak memandang komputer sebagai
sesuatu yang istimewa tetapi sebagai bagian peralatan kantor yang dibutuhkan,
seperti halnya meja, telepon atau mesin fotokopi.
PEMAKAI INFORMASI
Awalnya pemakai output komputer adalah pegawai administrasi di bagian
akutansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji,
pengelolaan persediaan, dan penagihan. Sebagian informasi juga di sediakan
bagi para menejer, tetapi hanya sebagai produk sampingan dari aplikasi
akuntansi
Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai suatu sistem informasi
manajemen (SIM), merupakan suatu terobosan besar, karena menyadari bahwa
para manajer memerlukan informasi untuk pemecahan masalah. Saat
perusahaan-perusahaan menjangkau konsep SIM, mulai dikembangkan berbagai
aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajemen. Kroenke
dalam Abdul Kadir (2003:5) menjelaskan bahwa sistem informasi memberikan
nilai tambah terhadap proses produksi, kualitas, manajemen, pengambilan
keputusan, dan pemecahan masalah serta keunggulan kompetitif yang tentu saja
sangat berguna bagi kegiatan bisnis. Sebenarnya bukan hanya manajer yang
memperoleh manfaat dari SIM, para pegawai non-manajer juga menggunakan
produk SIM, bahkan yang berada di luar perusahaan, seperti para pelanggan
yang menerima faktur dan laporan, para pemegang saham menerima cek
dividen, dan pemerintah menerima laporan pajak. Dengan demikian dapat
dikatakan bahwa para pemakai SIM meliputi: manajer, non-manajer, orang atau
organisasi di luar perusahaan.
FUNGSI DAN PERAN MANAJER
Pada tahun 1914, seorang ahli teori manajemen berkebangsaan Perancis,
Henry Fayol, menyatakan bahwa manajer melaksanakan lima fungsi-fungsi
manajemen yang utama. Pertama, manajer merencanakan (plan) apa yang akan mereka lakukan. Kemudian, menyusun staf (staff) organisasi mereka dengan
sumber daya yang diperlukan. Dengan sumber daya yang ada, mereka
mengarahkan (direct) untuk melaksanakan rencana. Akhirnya mereka
mengendalikan (control) sumber daya, menjaganya agar tetap beroperasi secara
optimal. Semua manajer, apapun tingkatannya melaksanakan fungsi-fungsi
tersebut, walaupun mungkin dengan penekanan yang berlainan.
Sementara itu Henry Mintzberg, professor pada McGill University Kanada,
menganggap bahwa fungsi-fungsi Fayol tidak memberikan gambaran yang
menyeluruh. Ia mengembangkan kerangka kerja yang lebih yang harus
dimainkan oleh manajer, meliputi aktivitas antar-pribadi (interpersonal),
informasi (informational) dan keputusan (decisional).
Sistem informasi manajemen yang baik, dirancang berdasarkan fungsifungsi
dan peran-peran manajerial tersebut. Di samping itu agar SIM yang
dirancang oleh suatu lembaga benar-benar fungsional, maka harus
dikembangkan dengan memperhatikan keahlian yang harus dimiliki oleh seorang
manajer Reymond McLeod (2004:7-8). Keahlian tersebut meliputi keahlian dalam
berkomunikasi dan keahlian dalam memecahkan masalah. Keahlian tersebut
akan segera terbentuk apabila SIM yang dikembangkan benar-benar fungsional.
Keahlian manajer dalam berkomunikasi meliputi kegiatan menerima dan
mengirimkan informasi dalam bentuk lisan atau tertulis. Komunikasi tertulis
meliputi laporan, surat, memo, surat elektronik dan terbitan berkala. Komunikasi
lisan terjadi saat rapat, saat menggunakan telepon atau voice mail, saat
meninjau fasilitas, dan selama acara makan, bisnis serta berbagai kegiatan
sosial. Tiap manajer memiliki pilihan medianya sendiri. Seorang manajer
mungkin lebih menyukai percakapan telepon daripada surat elektronik,
sementara yang lain mungkin kebalikannya. Para manajer menyusun suatu
perpaduan media komunikasi yang sesuai dengan gaya manajemen mereka.
Keahlian manajer dalam memecahkan masalah (problem solving) dapat
didefinisikan sebagai semua kegiatan yang mengarah pada solusi suatu
permasalahan. Masalah biasanya dianggap sebagai sesuatu yang selalu buruk, karena sangat sedikit yang menganggap masalah sebagai sesuatu untuk meraih
kesempatan. Hasil dari aktivitas pemecahan masalah adalah solusi. Selama
proses pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan
(decision making), yaitu tindakan memilih dari berbagai alternatif tindakan.
Keputusan adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.
MANAJER DAN SISTEM
Ahli-ahli manajemen sering mangatakan bahwa jika seorang manajer
memandang organisasinya sebagai suatu sistem, hal itu akan menjadikan
pemecahan masalah lebih mudah dan lebih efektif. Sistem adalah sekelompok
elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai
tujuan. Suatu organisasi seperti perusahaan atau suatu area bisnis cocok dengan
definisi ini. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya, di mana sumber daya
tersebut bekerja menuju tujuan tertentu yang telah ditentukan oleh pemilik atau
manajemen.
Di samping konsep sistem, ada lagi konsep supersistem dan subsistem.
Jika suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, sistem yang lebih
besar itu adalah supersistem. Contohnya, pemerintahan kota adalah suatu
sistem, tetapi ia juga merupakan bagian dari sistem yang lebih besar yaitu
pemerintahan propinsi. Pemerintahan propinsi adalah supersistem dari
pemerintahan kota dan juga merupakan subsistem dari pemerintahan nasional.
Dalam dunia bisnis, sistem perusahaan berada dalam satu atau lebih
sistem lingkungan yang lebih besar atau supersistem. Jika perusahaan itu suatu
bank, misalnya, perusahaan tersebut merupakan bagian dari masyarakat
keuangan. perusahaan tersebut juga merupakan bagian dari masyarakat bisnis,
masyarakat setempat, dan masyarakat global.
Sistem perusahaan juga mencakup sistem-sistem yang lebih kecil atau
subsistem. Subsistem dari bank mungkin barupa departemen-departemen seperti
tabungan, rekening koran dan pinjaman angsuran. Walaupun tiap subsistem ini
memiliki tujuannya masing-masing, tujuan-tujuan bawahan ini mendukung dan memberi kontribusi pada tujuan keseluruhan perusahaan. Antara supersistem,
sistem dan subsistem harus terjalin dalam satu kesatuan yang bersinergi.
Ketiganya harus diikat dalam sebuah sistem informasi manajemen. Dengan
demikian sistem informasi yang menghasilkan informasi dengan akurasi dan
presisi tinggi menjadi sebuah keharusan, agar ketiga sistem tersebut dapat
berjalan seiring dan sejalan dalam mencapai tujuan.
Manajer pada tingkat supersistem disebut manajer puncak (top manger),
manajer pada tingkat sistem disebut manajer menengah (middle manager), dan
manajer pada tingkat subsistem disebut manajer rendah (lower manager). Ketiga
tingkat manajer tersebut dapat bekerjasama dengan baik apabila didukung oleh
sistem informasi yang handal, yang mampu menghasilkan informasi yang
memiliki akurasi dan presisi tinggi, sehingga keputusan yang diambil pada
tingkat manajer puncak tidak akan bertentangan dengan keputusan pada tingkat
manajer rendah, atau sebalinya. Hal ini hanya mungkin terjadi apabila sistem
informasi yang digunakan sudah berbasis komputer (CBIS), dan saling
berhubungan satu sama lain. Sejalan dengan pendapat di atas mengenai kualitas
informasi agar dapat digunakan untuk mengambil keputusan secara tepat, Abdul
Kadir (2003:46) menjelaskan bahwa informasi yang berkualitas adalah informasi
yang baik, yang memiliki karakteristik : relevansi, ketepatan waktu, dan
keakurasian.
MACAM DAN NILAI CBIS
Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah, dan informasi
digunakan dalam membuat keputusan. Informasi disajikan dalam bentuk lisan
maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Porsi komputer dalam mengolah
informasi terdiri dari berbagai aplikasi berbasis komputer, seperti SIA, SIM, DSS,
kantor virtual dan sistem berbasis pengetahuan, Reymond McLeod (2004:14).
Istilah yang mencakup semua aplikasi berbasis komputer adalah sistem
informasi berbasis komputer (computer based information system), atau CBIS, untuk menggambarkan lima subsistem yang menggunakan komputer. Semua
subsistem CBIS menyediakan informasi untuk pemecahan masalah.
Tanpa memandang apakah spesialis informasi atau pemakai yang
mengembangkan aplikasi, CBIS harus dinilai dengan cara yang sama seperti
investasi besar lain dalam perusahaan. Sebenarnya sangat sulit mengukur nilai
CBIS, ada perusahaan yang mencoba menimbang nilai komputer berdasarkan
biaya tenaga administrasi (clerical cost) yang digantikan. Sebenarnya hal ini
tidaklah tepat, karena setelah ada CBIS hanya sedikit pegawai administrasi yang
kehilangan pekerjaanya. Namun manfaat yang besar diperoleh perusahaan
setelah ada CBIS, yaitu mampu mencapai peningkatan efisiensi dan efektivitas,
bahkan mampu mengurangi investasi.
Sebagi bukti bahwa CBIS itu lebih efisien dari pendahulunya (sistem
manual), dijelaskan oleh Reymond McLeod (2004:19) bahwa salah satu aplikasi
komputer pertama adalah pengendalian persediaan dan perusahaan umumnya
dapat mengurangi investasi persediaan mereka dengan mengkomputerisasi
catatan persediaan.
Karena sukarnya mengukur nilai CBIS, perusahaan-perusahaan sangat
berhati-hati dalam membuat keputusan untuk menerapkan sistem seperti itu.
Banyak waktu manajer dan staf yang dihabiskan untuk mengevaluasi dampak
sistem itu pada organisasi. Menimbang-nilai CBIS, dengan menggunakan
gabungan ukuran-ukuran kuantitatif dan subyektif, adalah langkah kunci dalam
mencapai sumber daya yang berharga ini.
Dalam beberapa hal, nilai CBIS juga dapat dipertimbangkan dari siklus
CBIS. Tiap subsistem CBIS menyerupai suatu organisme hidup yaitu : lahir,
bertumbuh, menjadi matang, berfungsi dan akhirnya mati. Proses evolusi ini
disebut siklus hidup sistem (system life cycle – SLC), dan terdiri dari tahap-tahap
berikut: (1) Perencanaan; (2) Analisis; (3) Rancangan; (4) Penerapan; dan (5)
Penggunaan.
Siklus hidup suatu sistem berbasis komputer mungkin hanya berlangsung
beberapa bulan, atau mungkin berlangsung beberapa tahun, sehingga dapat dikatakan bahwa CBIS mempunyai biaya yang tinggi. Cepat atau lambat, sifat
dinamis kebutuhan informasi akan melampaui kemampuan sistem informasi,
sehingga sistem itu harus diperbarui. Tahap-tahap siklus hidup sistem
membentuk suatu pola lingkaran. Saat suatu sistem berakhir masa kegunaannya
dan harus diganti, suatu siklus hidup baru dimulai, diawali dengan tahap
perencanaan.
Walau banyak orang mungkin menyumbangkan keahlian khusus mereka
untuk pengembangan sistem berbasis komputer, pemakailah yang bertanggung
jawab atas siklus hidup sistem. Sesuai dengan penekanan pada manajer sebagai
pemakai, tanggung jawab untuk mengelola CBIS ditugaskan pada manajer.
Manajer ini adalah manajer dari unit organisasi tempat diaplikasikannya
komputer dan dapat ditempatkan di mana saja di dalam perusahaan.
Seiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus hidup dan
mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manajer
mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus
menyediakan dukungan yang diharapkan. Saat manajer memilih untuk
memanfaatkan dukungan para spesialis informasi, kedua pihak bekerja sama
untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah, mengidentifikasi dan
mengevaluasi solusi alternatif, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras
dan perangkat lunak yang sesuai, menciptakan database, dan menjaga
kemutakhiran sistem. Semua kegiatan tersebut akan dapat dilakukan dalam
waktu relative singkat apabila perusahaan telah menggunakan sistem informasi
berbasis komputer.
PENUTUP
Kemajuan jaman ditandai dengan kemajuan di bidang ilmu pengetahuan
dan teknologi, termasuk di dalamnya kemajuan di bidang teknologi informasi.
Suatu lembaga selalu membutuhkan informasi yang terkini dan memiliki akurasi
yang cukup tinggi untuk mendukung pengambilan kebijakan-kebijakannya,
apabila ingin meraih keunggulan kompetitif. Informasi menjadi sangat penting bagi siapapun yang ingin menguasai keunggulan. Informasi adalah salah satu
dari lima jenis utama sumber daya yang dapat dipakai oleh manajer. Semua
sumber daya termasuk informasi dapat dikelola. Pengelolaan informasi semakin
penting seiring dengan rumitnya kegiatan bisnis yang setiap saat membutuhkan
informasi yang akurat dan demi pelayanan yang memuskan pada para
pelanggan. Pengelolaan informasi juga lebih menantang sejalan dengan
perkembangan kemampuan komputer saat ini.
Produk komputer digunakan oleh berbagai pihak untuk bahan
pengambilan keputusan, terutama seorang manajer dalam suatu perusahaan.
Saat para manajer melakukan fungsi dan perannya, memerlukan dukungan
informasi yang akurat, cepat dan tepat agar dapat melakukan tugasnya secara
efektif dan efisien. Hal ini akan terwujud apabila manajer memiliki keahlian
dalam bidang komunikasi dan pemecahan masalah dengan pengetahuan tentang
komputer dan informasi. Selanjutnya pengelolaan informasi akan merupakan
sebuah sistem, yang saling tergantung sekaligus bersinergi antar berbagai
komponen yang membentuk sistem tersebut. Sistem ini dikenal dengan sistem
informasi. Karena digunakan untuk membantu manajer dalam mengambil
kebijakan maka disebut dengan sistem informasi manajemen.
Akibat perkembangan lembaga yang dikelolanya manajer tidak hanya
mengelola sumber daya fisik saja, tetapi juga sumber daya konseptual. Sumber
daya konseptual sangat abstrak sehingga sulit untuk dikelola. Cara
pengelolaannya adalah dengan mengubah menjadi simbol-simbol yang memiliki
value (nilai), sehingga dapat dikalkulasi. Cara pengelolaan sumber daya
koseptual ini yang paling tepat adalah dengan menggunakan bantuan mesin,
dalam hal ini komputer. Dengan demikian sistem informasi manajemen akan
lebih efektif apabila dikelola atau berbasis komputer. Sistem informasi berbasis
komputer tersebut lebih dikenal sebagai (computer-based information system)
atau CBIS.
DAFTAR PUSTAKA
Abdul Kadir, 2003, Pengenalan Sistem Informasi, Yogyakarta : Andi Offset.
Brown, Carol V., dan Bostrom, Robert P. (Spring:1994). “Organization Designs
for the Management of End-User Computing: Reexamining the
Contingencies.” Journal of Management Information System.
Cale, Edward G., Jr., dan Kanter, Jerry. (Number 1: 1998). “Aligning Information
Systems and Business Strategy : A Case Study”. Journal of Information
Technology Management.
Mirani, Rajesh, dan King, William R. 1994. “The Development of a Measure for
End – User Computing Support,” Decision Sciences.
Moekijat, 1988, Sistem Informasi Manajemen, Bandung : CV Remaja Karya.
Raymond McLeod, Jr. dan George Schell. 2004. Sistem Informasi Manajemen
(terjemahan). Jakarta: PT Indeks
Siagian, S.P, 1984, Sistem Informasi untuk Pengambilan Keputusan, Jakarta :
Gunung Agung.
Wahyudi Kumorotomo dan Subando Agus Martono, 2001, Sistem Informasi
Manajemen, Yogyakarta : Gadjah Mada University Press.
Yoder, D. 1964. Handbook of Personnel Management and Labour Relation, New
York: Long Man.
Yogiyantoro HM, 1990, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan
Terstruktur, Yogyakarta : Andi Offset.
_____, 2000, Sistem Informasi Berbasis Komputer : Konsep Dasar dan
Komponen, Edisi Ketiga, Yogyakarta : BPFE
Yoon, Younghoc. (Spring : 1999). “Discovering Knowledge in Corporate
Databases.” Information Systems Management.
BIODATA :
Saliman, lahir di Kutasari, Purbalingga, 3 Agustus 1966 adalah Lektor Kepala
pada Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Fakultas Ilmu Sosial
dan Ekonomi, Universitas Negeri Yogyakarta.
